Algemene voorwaarden Winterkamp

Winterkamp is een evenement van De Zwaardkring. Daarom gelden de veiligheids- en gedragsregels zoals deze ook binnen de Zwaardkring gelden;

Artikel 1. Aansprakelijkheid

1. Deelname aan activiteiten van De Zwaardkring vindt geheel plaats op eigen risico van de deelnemer. De organisatie kan door de deelnemer derhalve niet aansprakelijk worden gesteld voor schade voortvloeiend uit een ongeval, letsel of anderszins, van welke aard dan ook, ten gevolge van deelname aan het evenement. De deelnemer is zich ervan bewust dat bepaalde takken van sport bepaalde risico’s met zich meebrengen. Een eigen WA-verzekering wordt, naast een ziektekostenverzekering, geadviseerd.
2. De Zwaardkring is niet aansprakelijk voor diefstal of verlies van eigendommen van deelnemers tijdens stichtingsactiviteiten.
3. De deelnemer is aansprakelijk voor de schade die hij of zij door schuld of opzet (waaronder nalatigheid) toebrengt aan eigendommen van de stichting, of eigendommen van derden waar hij of zij tijdens activiteiten gebruik van maakt.

Artikel 2. Deelname

1. Deelname aan Winterkamp is mogelijk vanaf 18 jaar. Voor 16-jarigen kan een uitzondering gemaakt worden indien er schriftelijke toestemming van een ouder/voogd is. Het gebruik van alcohol door minderjarigen is strikt verboden! De organisatie is hiervoor niet verantwoordelijk
2. Deelnemers dienen zelf hun eigen materiaal mee te nemen naar Winterkamp
3. Annuleren van deelname is alleen mogelijk via de annuleringsvoorwaarden (100% restitutie bij annulering vóór 30-11-2026 en 50% restitutie bij annulering vóór 18-12-2026. Na deze datum kun je je ticket aan iemand anders verkopen. Neem in dat geval contact op met de organisatie).

Artikel 3. Waarden en gedragsregels

De stichting streeft naar een veilige, respectvolle en sportieve sfeer. Alle betrokkenen moeten zich daaraan committeren. De belangrijkste uitgangspunten zijn:

• Respect en gelijkheid: Iedereen wordt met respect behandeld, ongeacht geslacht, leeftijd, afkomst, geloof, seksuele geaardheid, handicap, of enige andere eigenschap. Niemand wordt buiten- of uitgesloten op basis van bovenstaande kenmerken.
•  Discriminatie, racisme, pesten of uitsluiting zijn ten strengste verboden. Trainingspartners en tegenstanders worden sportief bejegend, ook buiten de training- of wedstrijdsituaties.
• Inachtneming van regels: Leden houden zich aan de statuten, reglementen en aanwijzingen van de stichting en de HEMA-Bond. Iedereen handelt integer en eerlijk: geen bedrog, geen matchfixing, en in geen geval doping of verboden middelen gebruiken. Het gebruik van (soft)drugs, alcohol of andere verdovende middelen tijdens clubactiviteiten waarbij een lid wapens hanteert, is niet toegestaan. Ook voor vrijwilligers en trainers geldt: geen drank of drugsgebruik in de buurt van (jeugd)leden tijdens wedstrijden of trainingen.
• Veiligheid voorop: Tijdens de beoefening van HEMA wordt uiterste zorg besteed aan veiligheid. Iedereen draagt passende beschermingsmiddelen en volgt de trainingsinstructies op. Trainende leden gaan alleen fysiek tekeer op de mat/ring en niet daarbuiten.
• Respect voor grenzen: Lichamelijke aanrakingen gebeuren alleen binnen het kader van de sportoefening met toestemming. Seksuele handelingen of avances tussen trainer/begeleider en sporter zijn verboden, en elk seksueel contact met sporters onder de 18 jaar geldt als misbruik. Instructeurs dringen niet onnodig door in het privéleven van sporters en onthouden zich van elke vorm van machts- of seksueel misbruik.
• Voorbeeldfunctie: Instructeurs en organisatie geven het goede voorbeeld door hoffelijk en respectvol te zijn, zich sportief te gedragen en de reputatie van de sport en stichting hoog te houden. Overtredingen hiervan kunnen leiden tot een tuchtprocedure en sancties.
• Integriteit en verantwoordelijkheid: Het bestuur, de organisatie en instructeurs handelen transparant en dienstbaar in het belang van de leden en de stichting. Het voorkomen van belangenverstrengeling, corruptie of onethisch gedrag is essentieel.
• Alcohol: Het gebruik van wapens is niet toegestaan zodra alcohol of andere verdovende middelen zijn gebruikt. Indien een deelnemer hierop betrapt wordt kan verwijdering van het evenement volgen.
• Onveilige situaties: Bij onveilige situaties (fysiek of sociaal) of zorgen verzoeken we je contact op te nemen met de organisatie. Tevens is er een (onafhankelijke) vertrouwenscontactpersoon aanwezig met wie contact opgenomen mag worden indien wenselijk. Deze persoon zal bij aanvang van het evenement bekend gemaakt worden.

Artikel 3a. Vrijheid van meningsuiting en uitingsvormen

De vereniging erkent en respecteert het recht op vrijheid van meningsuiting van alle leden, instructeurs, bestuursleden en vrijwilligers. Binnen De Zwaardkring bestaat ruimte voor het uiten van persoonlijke opvattingen, meningen en overtuigingen, mits deze uitingen niet in strijd zijn met de waarden, gedragsnormen en doelstellingen van de vereniging.

Vrijheid van meningsuiting binnen de vereniging vindt haar grens waar:

• Uitingen discriminerend, beledigend, intimiderend of kwetsend zijn;
• Uitingen leiden tot onveilige situaties, uitsluiting of verstoring van de sportieve en respectvolle sfeer;
• Uitingen strijdig zijn met de wet, deze gedragscode of de richtlijnen van de HEMA-Bond.

Artikel 3b. Uiterlijke uitingen, patches en stickers

Het dragen of tonen van patches, emblemen, stickers, teksten of symbolen op kleding, beschermingsmateriaal, tassen of wapens die als aanstootgevend, polariserend of discriminerend kunnen worden ervaren, is binnen de vereniging niet gewenst.

Hieronder vallen in ieder geval, maar niet uitsluitend:

• uitingen met een discriminerende, racistische, seksistische, homofobe of haatdragende boodschap;
• politieke, ideologische of activistische uitingen die de sportieve neutraliteit en veiligheid van de vereniging kunnen ondermijnen;
• symbolen of teksten die in strijd zijn met de wet of maatschappelijke normen.

De organisatie is bevoegd een lid te verzoeken dergelijke uitingen te verwijderen of af te dekken tijdens het evenement. Indien hieraan geen gehoor wordt gegeven, kan deelname worden geweigerd.

Deze bepaling is niet bedoeld om persoonlijke expressie te verbieden, maar om een veilige, inclusieve en sportieve omgeving voor alle deelnemers te waarborgen.

Artikel 4. Calamiteiten

Ontruiming en calamiteiten

4.1 Brand of andere calamiteit

Bij brand, rookontwikkeling, instorting, stroomuitval of andere acute calamiteiten wordt de les direct stilgelegd.

• De organisatie neemt de leiding.
• Deelnemers verlaten de ruimte rustig via de dichtstbijzijnde veilige uitgang.
• De nooduitgangen en vluchtroutes worden gebruikt zoals aangegeven op de locatie.
• Indien noodzakelijk wordt 112 gebeld.

4.2 Verzamelen na ontruiming

Na ontruiming meldt de groep zich op de vooraf afgesproken verzamelplaats.

• De organisatie controleert de aanwezigheid van de deelnemers.
• Pas na toestemming van de bevoegde autoriteit of locatiebeheerder wordt de ruimte opnieuw betreden.

4.3 EHBO-voorzieningen

• Tijdens het evenement is overdag het Oranje Kruis (EHBO Someren) aanwezig
• Gedurende de avondactiviteiten is er een vrijwilliger aangewezen als EHBO’er.

4.4 Spoedeisende hulp

Indien bezoek aan de spoedeisende hulp noodzakelijk is:

• gaat een persoon uit de organisatie mee;
• wordt gezorgd voor toezicht op de overige deelnemers of wordt de workshop  beëindigd.

4.5 Ambulance

In acute noodsituaties wordt direct 112 gebeld.

• De instructies van de meldkamer worden opgevolgd.
• Overige deelnemers houden afstand en blijven rustig.
• Een instructeur, vrijwilliger of lid van de organisatie begeleidt de hulpdiensten naar de juiste locatie en wijst waar nodig op de situatie.

Verwijzingen en wetgeving

Deze gedragscode sluit aan bij relevante wet- en regelgeving en richtlijnen in de sport. Zo gelden de eisen uit de Wet Algemene Bepalingen inzake Sport (WABS) en de Wet op het Olympisch en Amateuroptreden in Sport (WOAS) indirect via NOC*NSF-regelgeving. Ook houdt de code rekening met de Grondwet (artikel 1) en het discriminatieverbod, de AVG (privacy) en de Wet bescherming persoonsgegevens (oud). Voor minderjarigen is de Jeugdwet van toepassing voor vertrouwelijk spreekrecht. De HEMA-Bond kan eigen tuchtrecht of dopingregels hanteren, die hierop van toepassing zijn.

Daarnaast onderschrijft De Zwaardkring de NOC*NSF-aanbevelingen voor een veilige sportomgeving. Deze houden onder meer in dat elke sportbond een gedragscode opstelt (die de clubs verplicht over te nemen), en dat grensoverschrijdend gedrag gemeld wordt via de nationale meldpunten. Binnen de stichting zijn vertrouwenspersonen beschikbaar en zijn preventieve maatregelen (zoals voorlichting) in ontwikkeling om sociale veiligheid te bevorderen.

 

Terms and Conditions Winterkamp

Winterkamp is an event organised by De Zwaardkring. Therefore, the safety and conduct rules that apply within De Zwaardkring also apply during Winterkamp;

Article 1. Liability

1. Participation in activities organised by De Zwaardkring is entirely at the participant’s own risk. The organisation cannot therefore be held liable by the participant for any damage arising from an accident, injury, or otherwise, of whatever nature, resulting from participation in Winterkamp. The participant acknowledges that certain sports and activities involve inherent risks. In addition to health insurance, participants are advised to have their own personal liability insurance.
2. De Zwaardkring is not liable for theft or loss of participants’ personal belongings during activities organised by the organisation.
3. The participant is liable for any damage they cause, whether intentionally or through negligence, to property belonging to the organisation or to third parties whose property they use during activities.

Article 2. Participation

1. Participation in Winterkamp is open to participants aged 18 and over. An exception may be made for participants aged 16, provided that written consent has been obtained from a parent or legal guardian. The consumption of alcohol by minors is strictly prohibited! The organisation is not responsible for this.
2. Participants are responsible for bringing their own equipment to Winterkamp.
3. Cancellation of participation is only possible in accordance with the cancellation policy: 100% refund for cancellations made before 30 November 2026 and 50% refund for cancellations made before 18 December 2026. After this date, you may sell your ticket to someone else. In that case, please contact the organisation.

Article 3. Values and Code of Conduct

The organisation strives to create a safe, respectful, and sportsmanlike atmosphere. Everyone involved is expected to uphold these principles. The key guidelines are:

• Respect and equality: Everyone is treated with respect, regardless of gender, age, background, religion, sexual orientation, disability, or any other characteristic. No one will be excluded or discriminated against on the basis of any of the above characteristics.
• Discrimination, racism, bullying, or exclusion are strictly prohibited. Training partners and opponents must be treated in a sportsmanlike manner, including outside of training sessions and competitions.
• Compliance with rules: Members must comply with the statutes, regulations, and instructions of the organisation and the HEMA-Bond. Everyone is expected to act with integrity and honesty: no cheating, no match-fixing, and under no circumstances the use of doping or prohibited substances. The use of (soft) drugs, alcohol, or other intoxicating substances during club activities in which a member handles weapons is not permitted. The same applies to volunteers and instructors: no alcohol or drug use in the presence of (underage) members during competitions or training sessions.
• Safety first: The utmost care is taken to ensure safety during the practice of HEMA. Everyone must wear appropriate protective equipment and follow the training instructions. Members participating in physical training may only engage in physical contact on the mat or in the ring, and not outside of it.
• Respect for boundaries: Physical contact may only take place within the context of the sporting activity and with consent. Sexual acts or advances between an instructor/supervisor and an athlete are prohibited, and any sexual contact with athletes under the age of 18 constitutes abuse. Instructors must not unnecessarily intrude into the private lives of athletes and must refrain from any form of abuse of power or sexual abuse.
• Leading by example: Instructors and the organisation set a good example by being courteous and respectful, behaving in a sportsmanlike manner, and upholding the reputation of the sport and the organisation. Violations of these principles may result in disciplinary proceedings and sanctions.
• Integrity and responsibility: The board, organisation, and instructors act transparently and in the best interests of the members and the organisation. Preventing conflicts of interest, corruption, and unethical behaviour is essential.
• Alcohol: The use of weapons is not permitted after consuming alcohol or other intoxicating substances. If a participant is found to be in violation of this rule, they may be removed from the event.
• Unsafe situations: If you encounter an unsafe situation (physical or social) or have any concerns, please contact the organisation. An independent confidential contact person will also be available, whom you may contact if desired. This person will be introduced at the start of the event.

Article 3a. Freedom of expression and forms of expression

The association recognizes and respects the right to freedom of expression of all members, instructors, board members, and volunteers. Within De Zwaardkring, individuals are free to express their personal views, opinions, and beliefs, provided that such expressions do not conflict with the values, standards of conduct, or objectives of the association.

Freedom of expression within the association is subject to the following limitations:

• Expressions are discriminatory, insulting, intimidating, or hurtful;
• Expressions lead to unsafe situations, exclusion, or disruption of the sporting and respectful atmosphere;
• Expressions conflict with the law, this code of conduct, or the guidelines of the HEMA-Bond.

Article 3b. Appearance, patches and stickers

The wearing or display of patches, emblems, stickers, text, or symbols on clothing, protective equipment, bags, or weapons that may be perceived as offensive, polarising, or discriminatory is not permitted within the association.

This includes, but is not limited to:

• expressions conveying a discriminatory, racist, sexist, homophobic, or hateful message;
• political, ideological, or activist expressions that may undermine the sporting neutrality and safety of the association;
• symbols or text that conflict with the law or generally accepted social standards.

The organisation is entitled to ask a member to remove or cover up such expressions during the event. If the member fails to comply, participation may be refused.

This provision is not intended to prohibit personal expression, but to ensure a safe, inclusive, and respectful environment for all participants.

Article 4. Calamities

Evacuation and emergencies

4.1 Fire or other emergency

In the event of a fire, smoke, structural collapse, power failure, or other immediate emergency, the session will be stopped immediately.

• The organisation will take charge.
• Participants must leave the premises calmly via the nearest safe exit.
• Emergency exits and evacuation routes must be used as indicated at the venue.
• If necessary, the emergency services will be contacted by calling 112.

4.2 Assembly after evacuation

Following an evacuation, the group must assemble at the designated assembly point.

• The organisation will check that all participants are present.
• The premises may only be re-entered once permission has been given by the relevant authority or the venue manager.

4.3 First aid facilities

• During the event, the Oranje Kruis (EHBO Someren) will be present during the day.
• During the evening activities, a designated volunteer will be present to provide first aid.

4.4 Emergency medical assistance

If a visit to A&E is necessary:

• a representative of the organisation will accompany the casualty;
• arrangements will be made to supervise the other participants, or the workshop will be brought to an end.

4.5 Ambulance

In an emergency, 112 will be called immediately.

• The instructions given by the emergency services operator will be followed.
• Other participants must keep their distance and remain calm.
• An instructor, volunteer, or member of the organisation will guide the emergency services to the appropriate location and, where necessary, provide information about the situation.

References and legislation

This code of conduct is aligned with relevant legislation, regulations, and guidelines applicable to sport. For example, the requirements of the Wet Algemene Bepalingen inzake Sport (WABS) and the Wet op het Olympisch en Amateuroptreden in Sport (WOAS) apply indirectly through NOC*NSF regulations. The code also takes into account the Constitution of the Netherlands (Article 1) and the prohibition of discrimination, the General Data Protection Regulation (GDPR) concerning privacy, and the former Wet bescherming persoonsgegevens (Personal Data Protection Act). For minors, the Jeugdwet (Youth Act) applies in relation to the right to confidential consultation. The HEMA-Bond may apply its own disciplinary regulations or anti-doping rules, which are applicable in this context.

In addition, De Zwaardkring endorses the NOC*NSF recommendations for a safe sporting environment. These include, among other things, the requirement for each sports federation to establish a code of conduct, which clubs are required to adopt, and for incidents of inappropriate behaviour to be reported through the national reporting centres. Within the foundation, confidential advisers are available, and preventive measures, such as awareness and information sessions, are being developed to promote a safe and inclusive environment.